"Je souhaite engager un étudiant pour les vacances"

Mr B.N. d'Ottignies nous demande: Je voudrais me faire aider par un étudiant cet été, lorsque nous serons en effectifs réduits. Pouvez-vous m'expliquer ce que prévoit la règlementation à ce sujet ?

Vous devez tout d'abord savoir qu'un contrat écrit est obligatoire. Celui-ci doit être à durée déterminée. Il peut être conclu pour une durée maximum de 12 mois. Les 3 premiers jours de travail sont automatiquement considérés comme une période d’essai.Le contrat doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires et être établi en deux exemplaires, un pour l’étudiant et l'autre pour l’employeur.Avant d’occuper un étudiant, l’employeur doit prendre les mesures nécessaires à son accueil et à son accompagnement. Ces mesures ont pour objectif l’adaptation et l’intégration de l’étudiant dans le milieu de travail et de veiller à ce que l’étudiant puisse effectuer son travail convenablement.L’employeur ou un travailleur expérimenté désigné doit accompagner l’étudiant. Cette personne doit signer un document qui démontre que les informations et instructions concernant le bien-être au travail ont bien été fournies, comprises et mises en pratique.


Règlement de travail 

Lors du premier jour de travail, l’étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail. Ce règlement décrit les droits et obligations particuliers de l’employeur et du travailleur et règle les conditions de travail spécifiques qui sont d’application dans l’entreprise.Lors de la remise du règlement de travail, l’employeur doit faire signer un accusé de réception par l’étudiant. 

Déclaration Dimona

Au plus tard au moment de l'entrée en service de l'étudiant, l’employeur est tenu d’effectuer une déclaration immédiate de l’emploi (Dimona).Dans certains cas, l’employeur est dispensé d’introduire une Dimona.Par exemple, pour les 
jeunes occupés comme moniteurs ou animateurs d’activités socioculturelles ou sportives durant un maximum de 25 jours par an. Dans ce cas, l’employeur doit, dans les 7 jours qui suivent le début de l’exécution du contrat, adresser à la Direction Contrôle des lois sociales du SPF Emploi:
- un 3ème exemplaire du contrat d’étudiant;
- une copie de l’accusé de réception par l’étudiant du règlement de travail en vigueur dans l’entreprise.

Assurance accidents du travail

L’employeur qui occupe des étudiants est tenu de le couvrir par une assurance contre les accidents du travail pour toute la période d’occupation.

Examens médicaux

Certains étudiants sont obligatoirement soumis, avant leur entrée en service, à une évaluation de santé préalable auprès du conseiller en prévention-médecin du travail. Il s’agit des étudiants qui:
- n’ont pas encore atteint l’âge de 18 ans au moment où débute leur occupation;
- effectuent un travail de nuit;
- sont occupés à des travaux présentant un risque spécifique pour leur santé.

Durée du travail
 
Le contrat d’occupation d’étudiants et le règlement de travail doivent déterminer clairement la durée du travail, c’est-à-dire le temps au cours duquel le travailleur est à la disposition d’un employeur. La durée normale du travail est de 8 heures par jour et de 40 heures par semaine au maximum. Dans le secteur privé, tous les travailleurs, y compris 
les étudiants, doivent bénéficier d’une réduction du temps de travail à 38 heures par semaine.  Des exceptions existent pour certains secteurs, comme l’Horeca.
Les étudiants ont également droit à des pauses et des temps de repos. Les règles à ce sujet sont différentes en fonction de l’âge de l’étudiant:
- Les étudiants de moins de 18 ans 
Il est interdit aux jeunes âgés de moins de 18 ans de travailler plus de huit heures par jour et de faire du travail supplémentaire (sauf certaines dérogations).Ces jeunes ne peuvent également pas travailler sans interruption plus de quatre heures et demie. Si le temps de travail est supérieur à quatre heures et demie, ils ont droit à une demi-heure de repos. Si le temps de travail est supérieur à six heures, le repos est d’une heure, une demi-heure devant être prise en une fois. Par ailleurs, un temps de repos de 12 heures consécutives au moins doit être respecté entre deux prestations journalières.
- Les travailleurs de 18 ans et plus  
Ces travailleurs doivent bénéficier d’une pause lorsqu’ils travaillent plus de six heures. La durée et les modalités de cette pause doivent être inscrites dans le règlement de travail. La durée est en principe de 15 minutes minimum, sauf si une convention collective de travail en fixe une autre. Par ailleurs, un temps de repos de 11 heures consécutives au moins doit être respecté entre deux prestations journalières.

Salaire

Pour déterminer le salaire de l’étudiant, il faut savoir à combien s’élève le salaire minimum du secteur d’activité dans lequel il est occupé. Si aucun barème spécifique n’est prévu au sein de ce secteur, l’étudiant a alors droit au "revenu minimum mensuel moyen". Ce salaire minimum interprofessionnel est obligatoire dès le moment où l’étudiant est occupé durant des périodes supérieures à un mois calendrier. 

Dimanches et jours fériés
 
Les jeunes de moins de 18 ans ne peuvent pas être occupés le dimanche ou les jours fériés payés ni faire des heures supplémentaires, sauf dans les cas énumérés ci-dessous. De plus, ils ont droit à un jour de repos supplémentaire qui suit ou précède immédiatement le dimanche.
- Les jeunes de moins de 18 ans peuvent:  
- prêter leur collaboration comme acteur ou figurant: 
à des manifestations de caractère culturel, scientifique, éducatif ou artistique; 
à des défilés de mode et présentations de collections de vêtements;
- participer à des manifestations sportives; 
- être occupés au travail pendant les vacances scolaires de Noël et de Pâques ainsi que pendant la période allant du dimanche de la Pentecôte au 30 septembre dans les entreprises suivantes situées dans les stations balnéaires et climatiques ainsi que dans les centres touristiques: 
magasins de détail; 
salons de coiffure; 
entreprises de spectacles et jeux publics; 
entreprises de location de livres, chaises et moyens de locomotion; 
- être occupés dans les entreprises qui ressortissent à la commission paritaire nationale de l’industrie hôtelière; être occupés comme ouvriers dans les boulangeries; 
- être occupés en vue de faire face à un accident survenu ou imminent; 
- exécuter des travaux urgents au matériel ou des travaux commandés par une nécessité imprévue pour éviter une entrave à la marche normale de l’exploitation. 
Même en cas de dérogation, ils ne peuvent pas être occupés plus d’un dimanche sur deux (sauf autorisation préalable des services du Contrôle des lois sociales). Dans tous les cas, le repos hebdomadaire du jeune travailleur ne peut être inférieur à 36 heures consécutives.
De plus, comme tous les travailleurs, ils ont droit à un repos compensatoire conformément aux règles légales sur le repos dominical et les jours fériés payés. 

Jours fériés
 
La réglementation relative aux jours fériés s’applique également aux étudiants qui travaillent. Ceci signifie donc que l’employeur est tenu de leur payer la rémunération des jours fériés survenant pendant leur occupation.

Les jours fériés survenant après la fin du contrat de travail ou des prestations doivent, le cas échéant, faire l'objet d'une rémunération si l'étudiant n'est pas occupé chez un autre employeur au moment de la survenance du jour férié: - --- Moins de 15 jours : il n’y a aucune rémunération des jours fériés survenant après la fin du contrat de travail ou des prestations;
- De 15 jours à un mois, sans interruption imputable au travailleur: l’employeur est tenu de payer la rémunération pour les jours fériés survenant lors des 14 jours suivant la fin du contrat de travail ou la période d’occupation;Plus d’un mois, sans interruption imputable au travailleur: l’employeur est tenu de payer la rémunération pour tous les jours fériés survenant lors des 30 jours qui suivent la fin du contrat de travail ou la période d’occupation.

Maladie
 
En cas de maladie, l’étudiant doit avertir immédiatement son employeur de son incapacité de travail et lui faire parvenir un certificat dans les deux jours si une convention collective de travail ou le règlement de travail le prescrit ou si l’employeur l’y invite. 
En ce qui concerne le paiement du salaire garanti, l’étudiant peut se trouver dans deux cas différents:
- pour l’étudiant-ouvrier ou l’étudiant-employé qui est en période d’essai ou dont le contrat est conclu à durée déterminée ou pour un travail nettement défini de moins de trois mois, l’employeur ne devra pas payer de salaire garanti si l’étudiant ne compte pas un mois de service. Après cette période d’un mois de service, l’employeur devra payer un salaire garanti pendant 14 jours. En cas de maladie de moins de 14 jours ininterrompus, le jour de carence (c’est-à-dire le premier jour d’incapacité coïncidant avec un jour de travail) n’est pas indemnisé;
- pour l’étudiant lié par un contrat de travail- employé dont la durée est d’au moins trois mois et à condition qu’il ne soit plus en période d’essai, l’employeur devra payer un salaire garanti équivalent à 30 jours calendrier. Pour ce groupe d’étudiants, aucun jour de carence n’est appliqué.

Sécurité sociale
 
Les informations sur la sécurité sociale comme l’assujettissement à l’ONSS, les cotisations sociales, les allocations familiales, etc. sont disponibles sur le site portail de la sécurité sociale.
En tant qu’étudiant, l'étudiant reçoit de l’État un solde de 475 heures (son "contingent") pour chaque année civile. Pour ces 475 heures, il paie moins de cotisations sociales qu’un travailleur normal.
Grâce à l’application Student@work, il peut vérifier le nombre d'heures qu’il lui reste.

Fiscalité
 
Aucun précompte professionnel n'est dû sur les rémunérations payées aux étudiants:
- engagés dans le cadre d'un contrat de travail écrit;
- qui effectuent maximum 475 heures de travail par année civile;
- et à condition qu’aucune cotisation (à l’exception de la cotisation de solidarité) ne soit due sur ces rémunérations.

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