9 pièges à éviter pour rendre vos réunions productives

Septembre 2010
9 pièges à éviter pour rendre vos réunions productives


Les réunions… Comment rentabiliser ce temps précieux où tout le monde s’arrête de produire ! Il est essentiel de rendre ce moment réellement utile pour qu’il ne devienne pas une perte de temps. La réunion se doit d’être productive, d’apporter un plus à l’organisation, d’être un moment où chacun amène le meilleur de lui-même.

Vais-je réunir mon équipe pour les informer, les former, faire le point, etc. ? Est-ce vraiment utile de réunir mon équipe pour cela alors que je puis les informer par mail, par courrier, par support papier ? Je peux également déléguer la formation et faire le point avec chaque personne en particulier sans « déranger » les autres.

Si le travail doit s’arrêter pour que l’équipe participe à une réunion, autant que cela serve les objectifs communs : une meilleure efficacité, une amélioration des compétences, un développement de la productivité, …

Premier piège : le but de la réunion

Evitez de critiquer le travail des membres de votre équipe devant les autres. Evitez d’informer vos collaborateurs sur ce qui ne les intéresse pas. Evitez de parler de vous en tant que chef. La réunion est un moment où chacun doit donner le meilleur de lui-même pour le bien-être de l’équipe et de l’organisation. C’est un moment où chaque membre de l’équipe peut, doit avoir l’occasion de s’exprimer

Une réunion pour être pleinement efficace doit se centrer sur la recherche de solution, l’amélioration du travail, la résolution des conflits qui touchent vos collaborateurs, l’expression du contentement par rapport aux objectifs fixés avec votre équipe,… Si ce n’est pas le cas, la réunion est vite considérée comme l’expression du pouvoir du chef sur son équipe. Chacun alors n’a qu’à se taire et écouter en silence les remarques, critiques… entrainant ennuis et frustrations.

Deuxième piège : les sujets à aborder


Si une réunion d’équipe est organisée régulièrement, il est préférable de permettre à chacun de présenter ses problèmes. Le dirigeant n’est pas le seul à être confronté à des problèmes ou capable d’apporter des solutions. Il est utile qu’un secrétaire rassemble les sujets à discuter lors de la réunion. Préférez toujours la nomination de ce candidat par le groupe lui-même.

Troisième piège : la mise en bouche

Commencez votre réunion par un tour de table informel où chacun exprime ce qu’il a envie de dire en dehors de l’environnement professionnel. Cela détend l’atmosphère, améliore la connaissance des uns et des autres et établi un cadre positif pour le reste de la réunion.

Quatrième piège : La gestion de la réunion par le dirigeant

Le dirigeant dirige déjà l’entreprise. S’il souhaite tirer le meilleur de son équipe, il est conseillé de confier la mission de « diriger » la réunion à une autre personne.

Cinquième piège : aborder des sujets qui ont un impact sur tous

Pour obtenir l’attention de tous, il faut aborder des sujets qui touchent l’ensemble des membres de l’équipe.

Sixième piège : présenter les problèmes avec des faits et non sur base de suppositions

Les faits ont l’avantage d’être indiscutable. Les affirmations non étayées ouvrent le champ aux interprétations souvent différentes en fonction des personnes.

Septième piège : gérer le temps de parole

Ne jamais se laisser prendre dans une discussion à bâtons rompus entre membres de l’équipe. Proposer toujours le tour de table et imposer le silence et la non-réaction à ce qu’un membre dit. Chacun aura le droit de s’exprimer « en son temps ».

Huitième piège : n’oubliez pas de déterminer un timing

Le temps consacré à chaque sujet est important. Le temps consacré à la parole d’autrui aussi. Chacun peut s’exprimer ! Consacrer 2 minutes par personne sur chaque sujet permet à certains d’enfin avoir l’occasion d’émettre une opinion ou à d’autre de limiter leur temps de parole. Les règles de fonctionnement sont essentielles pour aboutir à quelque chose de constructif.

Neuvième piège : n’oubliez jamais d’acclamer une décision prise par l’équipe

Quand une décision est prise avec le consentement de tous, il est judicieux d’y adjoindre un moment d’acclamation. L’équipe réalise quelque chose ensemble et cela se fête.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Comment gérer les propositions

La gestion des propositions d’amélioration (apportées par un membre de l’équipe ou par la hiérarchie) est tout un art. Voici comment procéder.

Celui qui a une proposition commence évidemment par l’expliquer. Un premier tour de table est lancé pour savoir si c’est clair pout tout le monde. Chacun à son tour peut poser des questions de clarification à la personne qui propose la solution. Un deuxième tour peut être envisagé. Ensuite, on demande chacun à son tour s’il consent à la proposition, s’il a des objections, mais sans les expliquer dans un premier temps. Et, en général, il y a des objections !

Chaque personne ayant exprimé une objection explique pourquoi il la formule. Lorsque le tour est fini, il est demandé à celui qui a fait la proposition, s’il souhaite modifier sa proposition en tenant compte des objections exprimées. Si oui, on recommence le système avec les objections jusqu’à l’absence d’objection. Si non, on peut demander au groupe de constituer une cellule de travail constitué de celui qui a fait la proposition et d’une autre personne élue par le groupe (élection sans candidat).

Commentaires

Cette méthode de travail permet de tenir des réunions constructives où chacun s’exprime, apporte sa vision des choses, dans un grand respect de l’autre et avec l’absence de toute influence hiérarchique. Le système de l’objection ne peut s’inscrire que dans le cadre de décisions couvrant le cadre de travail de l’équipe, mais également la formation à l’intérieur de l’équipe. Il en ressort toujours quelque chose de constructif. L’essentiel pour qu’une réunion se passe bien est la clarté des règles utilisées pour sa gestion.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Le mal est profond…
Une réunion sur trois est perçue comme inutile
par vos travailleurs !


Près de la moitié des travailleurs belges (46%) estiment qu’au moins une réunion sur trois est inutile. Les trois principales raisons expliquant l’échec d’une réunion sont le non-respect du sujet ou de l’objectif de la réunion, la présence de participants qui n'ont rien à y faire et la mauvaise préparation.

Telle est la conclusion d’une étude internationale du groupe américain coté en bourse Robert Half International (RHI) auprès de 5.686 directeurs financiers et DRH dans 20 pays.

La réunionite est un mal qui frappe de nombreuses entreprises. Bon nombre de travailleurs se plaignent du flux ininterrompu de réunions internes et externes. Dans le monde, 84% des travailleurs interrogés affirment avoir déjà participé à une réunion inutile. En Belgique, 87% d’entre eux perdent régulièrement leur temps dans des réunions inutiles alors que près de la moitié (46%) estime qu’une réunion sur trois est complètement inutile.

Causes des réunions inutiles

Selon l’étude, l’art de la réunion efficace réside surtout dans le choix minutieux des sujet et des participants. Les trois principales raisons pour lesquelles une réunion est considérée comme inutile sont le non-respect du sujet ou de l’objectif de la réunion (40%), la présence de personnes qui n'ont rien à y faire (35%) et la mauvaise préparation des participants (33%) et de l’initiateur de la réunion (29%).

Causes  Belgique  Total
Motifs de réunion imprécis 27% 35%
Pas d’ordre du jour 27% 32%
Présence de personnes qui n’ont rien à y faire 35% 35%
Mauvaise préparation par les participants 33% 35%
Mauvaise préparation par l’organisateur de la réunion 29% 30%
Non-respect du sujet 40% 45%
Absence de stakeholders importants 25% 22%


A noter enfin que la majorité des entreprises ne prennent aucune mesure contre les réunions inutiles. 82% des personnes interrogées ne voient pas l’intérêt de mesures spécifiques destinées à endiguer le nombre de réunions superflues ou inutiles. A peine 40% d’entre elles estiment que des journées sans réunion sont bénéfiques à la productivité.

0
Votre avis: Aucun

© SDI - Rue de la Presse 4 - 1000 Bruxelles | T 02 652 26 92 | E web@sdi.be